Корпоративный тайм-менеджмент
Частенько мне приходилось проводить в организациях тренинги по тайм-менеджменту и самым распространенным возражением было то, что им так не подходит, у них так не получится, ибо они работают на постоянных форсмажорах, называемых звонок руководителя. Я как-то даже попытался было передать тетрадь с тренинга руководителю, чтобы он тоже ознакомился с философией тайм-менеджмента, но мне сказали, что это не поможет. Однако, ближе к делу.
Корпоративный тайм-менеджмент – это система регламентов, позволяющая организации функционировать как единому механизму. Для этого нужно внедрить два главных инструмента.
Первый – это циклограмма деятельности организации на месяц. Это матрица, для простоты назовем её таблицей. В качестве заголовков вверху по горизонтали отмечаем номера недель. По вертикали слева заголовки двойные, с одной стороны это дни недели, с понедельника по пятницу, а с другой, в каждом дне недели отмечается одна из функций организации. Как вариант: понедельник – производство и снабжение; вторник – продажи, маркетинг, реклама; среда – финансы, бухгалтерия; четверг – безопасность, жизнеобеспечение, условия труда; пятница – работа с кадрами, организационная культура. Таким образом, каждую неделю развиваются и мониторятся все основные функции организации. Административные функии, планирование, организация, контроль и координация встроены в управление каждой функцией.
Эта система хороша тем, что каждый руководитель внутри функции знает свой день и к этой дню готовит отчеты и предложения для руководства, бронирует для этого время, а в другие дни может заниматься управлением функцией внутри подразделения, не отвлекаясь на внешние процессы. Чтобы было понятнее, возьмём, например, понедельник. У руководителя организации в 10.00 совещание с участием главного инженера, начальника производства, руководителей цехов. В 12.00 совещание проектных групп по развитию того или иного производства. В 15.00 выход в один из цехов предприятия. В остальное время у него своя рутина, коммуникации с внешними агентами, работа с документами и прочее. В другие дни без крайней необходимости руководитель не будет отвлекать этих людей от их работы на местах.
Второй инструмент – это циклограмма дня. Для удобства я предлагаю делать это по концепции АВС – анализа (это не то, что в КПТ). Согласно этой концепции день делится на три сегмента по классу задач. Первый класс А – это стратегические задачи, задачи наивысшего приоритета, они занимают время с утра до обеда. Второй класс задач – задачи класса Б. Это тактические задачи, связанные с оперативной ситуацией. Третий класс – задачи класса С. Это задачи связанные с рутиной, работой с документами, доделыванием «хвостов» и прочее.
Кроме того, есть целый ряд правил тайм-менеджмента, о которых я чуть ранее писал и которые довольно известны. Однако, даже эти два инструмента позволят организации и руководителю работать более системно и планомерно.
Будьте здоровы и счастливы!
